阶段名称应对应真实发生的事情
收到咨询、确认体验时间、实际参加体验和完成报名，是不同的阶段。机构可以根据自身流程设置名称，但每个名称都应有明确的判断依据。不要因为家长表达过兴趣就直接记录为报名，也不要把没有回复统一解释为不感兴趣。准确阶段有助于安排下一步工作。
记录能够支持后续沟通的信息
比起保存大段聊天摘要，更有用的是记录意向课程、可上课时段、学习基础、主要问题和已约定的下一步。只保留业务所需信息，避免收集与服务无关的内容。每条待办应有负责人和计划处理时间，让接手人员知道应该继续确认什么。
体验后记录实际反馈与限制条件
体验课结束后，先确认实际到课情况，再整理家长关注的内容。例如，课程时间是否合适、学习阶段是否匹配、是否需要进一步说明教学安排。对于已经明确暂不报名的情况，如实记录原因和后续联系约定，不要通过重复改动阶段制造虚假的推进记录。
多人协作时，交接的不只是联系方式，还应包括已经说明过的内容和明确承诺过的事项。这样可以减少家长重复介绍情况，也避免不同工作人员给出不一致的课程说明。
报名完成后进入正式教务流程
确认报名后，继续核对学员档案、课程、购买权益、班级及首节课安排，不能只在跟进表中标记成功。后续分析转化情况时，应使用同一批咨询学员的阶段变化，避免将不同月份、不同来源的人数直接混算。招生记录的价值是让服务连续，而不只是形成一个最终成交数字。