新增前先搜索，不只依赖姓名判断
同名学员可能来自不同家庭，一个家庭也可能有多名孩子共用家长手机号。建档前应结合姓名、已有联系方式和必要的课程信息检索，确认是否已有记录。不能仅凭姓名相同就合并，也不能看到不同手机号就认定是不同学员。遇到无法确认的情况，应先核实身份关系再处理。
基础资料、联系人和课程信息分开维护
学员姓名与年龄等基础资料用于识别学习者，联系人信息用于沟通，课程与订单则记录正在接受的服务。不要把重要课程状态长期塞进姓名或随意备注中，否则后续筛选和报表难以使用。字段填得多不一定更好，关键是信息有明确用途，负责人员知道在哪里更新。
资料变化要更新到正确位置
家长更换手机号、调整常用联系人或学员进入新的学习阶段后，应及时更新相应字段。修改前确认操作的是正确档案，修改后检查常用查询和联系入口是否仍然清楚。对于暂时无法核实的资料，应保留待确认状态，而不是填写一个猜测值来通过检查。
若发现重复档案，先核对两条记录分别关联了哪些订单、课程和上课记录，再评估处理方式。不能只因为其中一条信息较少就直接删除；历史记录的归属需要先确认，避免日后查不到完整学习过程。
以常见查询任务检验档案质量
随机选择几名学员，尝试找到当前课程、剩余权益、最近上课记录及可用联系人。若需要反复翻阅聊天或询问其他同事，说明档案仍有需要整理的环节。清楚的学员资料能减少报名、排课和续费中的重复核实，也让岗位交接更加稳妥。
相关操作指南：新增学员档案；修改学员与联系人信息。