先确定切换时点和数据负责人
迁移最容易出现的问题，是旧表格仍在扣课，新系统也开始登记，却没有统一截止时间。先约定一个明确时点，例如某个营业日结束后，区分此前的期初余额和此后的新增业务。由教务核对学员及课程，负责收款记录的人员核对订单，指定一人管理最终导入文件，避免多个版本交叉使用。
清理的是结构，不是抹去差异
同名学员不一定是同一个人，同一学员的多个手机号也不应直接变成多条档案。整理时为每条记录保留原始编号，并将姓名、联系人、课程、已购权益、已消权益和剩余权益分别放在明确字段中。对无法解释的差额单独标记，不要为了让表格整齐而改写历史事实。
付费与赠送课时、不同课程的余额、不同有效期的权益，应按机构实际管理规则分别整理。不能把所有余额简单合成一个总数，否则迁移后虽然看似对上了总量，却可能无法判断某次上课应该使用哪份权益。
用小样本覆盖复杂情况
先选择少量典型样本试导，包括正常在读、多个课程、存在赠课和有余额待核对的学员。导入后逐一查看档案、订单和剩余课时，确认日期、课程归属与原表一致。发现字段映射错误时，先修正模板再扩大范围，不要在错误结构上继续叠加数据。
上线后保留一份可追溯的验收表
正式导入完成后，按课程核对人数和剩余权益，并记录未完成项目。原始表、清洗后的文件、导入结果及差异说明应分别保存。切换后的第一天再抽查一笔报名和一节结算，确认新增业务只在约定系统中维护。迁移成功的标准是数据可解释、日常操作可继续，而不只是导入按钮显示完成。
相关操作指南：查看批量导入操作说明。